Helsingin yliopisto: Lakimuutos romuttaa yliopistojen kustannustehokkaan ICT-yhteistyön

”Lisääntyvän lainsäädännön, kuten tietosuojalainsäädännön, myötä toimijoille asetettavat vaatimukset kasvavat jatkuvasti. Kaikki Suomen yliopistot sisältävässä yhteistyössä esimerkiksi tietosuojaan liittyvät vastuut edellyttävät hyvinkin monimutkaisia sopimuksia yhteisrekisterinpitäjyydestä jne. Aiemmin yhteistyössä sopimuspohjaisesti toteutetut hankkeet saatetaan kasvaneiden vaatimusten vuoksi järjestää nykyään siten, että hanketta toteuttamaan perustetaan erillinen oikeushenkilö. Ehdotettu lainsäädäntö estää tällaisen yhteistyöhankkeiden yhtiöittämisen jo siksi, että yliopistoja on 13 eikä omistuksia ole mahdollista jakaa niiden kesken siten, että kukin omistaa vähintään 10 prosenttia.
Lisäksi 10 prosentin raja aiheuttaa tarpeettomia osakekauppoja. Useiden nykyisten sidosyksiköiden omistus on jaettu suhteessa sidosyksikön tarjoamien palvelujen oletettuun käyttöön. Koska korkeakoulusektorilla toimijoiden koot ovat hyvin erisuuruisia, myös omistusten koot vaihtelevat. Vaikka yhtiössä olisi alle 10 omistajaa ja kaikilla omistajilla hallituspaikka ja siten mahdollisuus vaikuttaa yhtiön toimintaan, kaikkien osakkeenomistajien osuus ei välttämättä nouse yli 10 prosenttiin.
Hankintayksikön puutteellinen kilpailuttamisosaaminen voi aiheuttaa merkittäviä haasteita hankintaprosessissa. Hankintalainsäädännön ja -käytäntöjen jatkuva muuttuminen edellyttää hankintayksiköiltä ajantasaista tietoa ja osaamista, jotta kilpailutukset voidaan toteuttaa tehokkaasti ja lainmukaisesti. Puutteellinen kilpailuttamisosaaminen voi johtaa virheisiin tarjouspyyntöjen laadinnassa, tarjousten arvioinnissa ja sopimusten hallinnassa, mikä voi aiheuttaa viivästyksiä ja lisäkustannuksia.
Onnistunut hankinta edellyttää huolellista valmistelua ja tarvittavaa resurssointia. Hankintaprosessin jokainen vaihe, alkaen tarpeiden määrittelystä aina sopimuksen hallintaan, vaatii asiantuntemusta ja riittäviä resursseja. Erityisesti pienemmillä toimijoilla resurssien lisääminen tähän ei ole mahdollista, mikä asettaa heidät haasteelliseen asemaan. Pienemmillä toimijoilla ei välttämättä ole riittävästi henkilöstöä tai taloudellisia resursseja kilpailuttamisosaamisen kehittämiseen ja ylläpitämiseen.
Yliopistojen osuus julkisista ICT-hankinnoista on häviävän pieni, jopa EU:n laajuisesti, mikä ei yleisesti kannusta toimittajia kehittämään ratkaisujaan yliopistojen tarpeiden mukaisesti. Yliopistot käyttävät julkista valtaa osassa toiminnoistaan, mikä asettaa juridisia erityisvaatimuksia näissä toiminnoissa käytettäville tietojärjestelmille ja digitaalisille palveluille (mm. prosessit, raportointi ja kieliversiot). Globaalin yhteistyönsä ansioista yliopistojen ICT-sektori on hyvin perillä maailmalaajuisesta markkinatarjonnasta ydintoiminnalleen välttämättömien ICT-ratkaisuiden ja -toimittajien osalta. Sidosyksikköyhtiömallia käytetään lähtökohtaisesti paikkaamaan puutteita markkinatarjonnassa. Sidosyksikköyhtiöillä on myös paremmat mahdollisuudet ylläpitää omaa osaamistaan kapean toimialan vaatimusten ja erityisasiantuntijuuden osa-alueilla. Sidosyksikköhankinnat tehdään aina huolellisesti ja kattavaa markkinakartoitusta käyttäen.
Esimerkkinä tästä Suomen korkeakouluissa on nykyään, mittavan konsolidointityön ansiosta, käytössä kaksi opintotietojärjestelmää. Yhteiset opintotietojärjestelmät mahdollistavat yliopistojen keskinäisen yhteistyön, parantavat oppijakokemusta ja alentavat merkittävästi kustannuksia. Tietojärjestelmien määrän kasvattaminen tai tietojärjestelmän säännöllinen vaihtaminen kilpailuttamalla ei ole kustannustehokasta, käyttäjäystävällistä tai turvallista jatkuvuussuunnittelun näkökulmasta.
Yliopistosektorin ICT-hankintojen näkökulmasta tarkasteltuna vaatimus vähimmäisomistuksesta ei ole toteuttamiskelpoinen. Vaatimus vähintään 10 % omistusosuudesta ei jatkossa mahdollistaisi suomalaisten korkeakoulujen ja/tai yliopistojen sidosyksikköyhteistyötä, ja sitä kautta konsolidoinnin tuottamia kustannussäästöjä, koska omistavien yksiköiden lukumäärä ylittää aina 10. Korkeakoulusektorilla kahden tai useamman vastaavan sidosyksikköyrityksen perustaminen ei niin ikään ole kustannustehokasta tai tarkoituksenmukaista. Muut käytössä olevat yhteistyömallit, kuten konsortiot, eivät ohjaa kustannustehokkaaseen tuotantomalliin ja ovat yliopistoille haastavampi tapa organisoitua.”